A Microsoft 365 számla az a tétel, amit a legtöbb cégvezető aláír, de sosem néz meg sorról sorra. Havonta jön, és amíg mindenkinek működik a levelezése, nincs ok belenézni. Pedig a tapasztalatunk szerint egy 20-50 fős cégnél a licencek 20-30 százaléka rossz csomagban van, vagy egyáltalán nem használja senki – és ez évente több százezer forint.

Idén nyáron ez a tétel nőtt is: július 1-jétől a Microsoft a 2022 óta legnagyobb áremelését vezette be. A Business Basic 17, a Business Standard 12 százalékkal drágult; a Standard ma éves előfizetéssel kb. 12 euró felhasználónként havonta, a Basic kb. 6 euró. A meglévő előfizetők a következő megújításig a régi árat fizetik – vagyis sok cégnél pont most, ősszel jön az első drágább számla. Jó alkalom átnézni, mit is fizetünk.

Az első hiba: mindenki ugyanazt a csomagot kapja

A legtöbb cégnél egyetlen licenctípus van: aki felhasználó, az Business Standard, mert „abban minden benne van”. Csakhogy a raktáros, aki csak a céges levelezését nézi telefonon, vagy a gyártásban dolgozó kolléga, aki hetente egyszer nyit meg egy táblázatot a böngészőben, nem használja a telepíthető Office-t. Nekik a Business Basic is elég – a különbség kb. 6 euró fejenként havonta, tíz embernél évi több mint 700 euró, közel 300 ezer forint. Akinek pedig tényleg csak levelezés kell – se Word, se OneDrive, se megbeszélés -, annak egy önálló Exchange Online licenc (kb. 3,50 euró) is megteszi.

A másik, ritkán ismert lehetőség a Teams nélküli csomag. 2023 óta az Európai Gazdasági Térségben a Microsoft minden üzleti csomagot Teams nélkül is árul, olcsóbban: a Standard így kb. 9,30 euró a 12 helyett. Ha a cég megbeszélésekre Zoomot vagy Google Meetet használ, fejenként havi közel 3 eurót fizet egy programért, amit senki nem nyit meg. Fordítva viszont óvatosan: aki Teamsszel dolgozik, ne váltson, mert a Teams utólag csak külön licenccel tehető vissza, és az drágább, mint amennyit a váltás megspórolt.

A fordítottja is előfordul: a könyvelő vagy a pénzügyes, akinek naponta kell a teljes Excel makrókkal, Basic csomagot kap, és a böngészős Excelben szenved. A licenc nem cégenként, hanem munkakörönként való.

A második hiba: a kilépett kolléga fiókja

Valaki elmegy a cégtől, a levelezését átirányítják a főnökhöz „egyelőre”, és a fiók marad. A licenc pedig fut tovább. Egy 30 fős cégnél nem ritka, hogy 3-5 ilyen „szellemfiók” gyűlik össze pár év alatt – ez évi 300-500 ezer forint, egy olyan emberért, aki már máshol dolgozik.

A megoldás egyszerű, csak el kell dönteni: a kilépő postaládáját át kell alakítani megosztott postaládává, ami 50 GB-ig ingyenes, és a licencet fel kell szabadítani. Az adatok megmaradnak, a pénz nem megy el. Ehhez viszont kell egy kilépési folyamat, ahol az informatika is értesül arról, hogy valaki elment – nem csak a bér.

A harmadik hiba: a közös postaládák, amik licencet kapnak

Az info@, a rendeles@, a szamla@ cím a legtöbb cégnél egy-egy „felhasználó”, saját licenccel. Pedig ezek megosztott postaládaként ugyanúgy működnek, és nem kerülnek semmibe – több kolléga is látja, válaszolhat belőle, és a levél a cég nevében megy ki. Három-négy ilyen cím évi 200-300 ezer forint.

A negyedik hiba: a havi és az éves előfizetés keverése

Ugyanaz a csomag havi felmondhatósággal drágább, mint éves elkötelezéssel – a különbség jellemzően 20 százalék. Havi csak annak való, akinek tényleg ingadozik a létszáma, például szezonális munkánál. A törzsgárda éves, a szezonális havi – ez a helyes felállás, nem az, hogy mindenki egyformán havi, „mert így rugalmasabb”.

Az ötödik hiba: a biztonság, amit külön veszünk meg

Itt fordul a történet: nem minden esetben a kevesebb az olcsóbb. A Business Standard nem tartalmaz eszközkezelést és fejlett fenyegetésvédelmet; a Premium kb. 7 euróval drágább fejenként. Ha egy cég ezeket külön szoftverekkel oldja meg – külön vírusirtó, külön mobilkezelés, külön adathalászat-szűrő -, az együtt gyakran többe kerül, mint a Business Premium, ami mindezt tartalmazza. A Premium ára ráadásul júliusban nem változott, tehát a Standardhoz képest a különbség csökkent.

Ez különösen igaz, ha a cégnek van olyan kollégája, aki laptopon, telefonon, otthonról dolgozik: ott a kétfaktoros belépés, az eszköz titkosítása és a távoli törlés nem extra, hanem alap – a feltört fiók áráról korábban írtunk. Ugyanez a logika, mint az eszközcserénél: nem a legolcsóbb licenc a legolcsóbb, hanem az, amelyik a teljes költséget – a külön megvett kiegészítőkkel és a kockázattal együtt – a legalacsonyabban tartja.

Amit érdemes évente egyszer megnézni

Egy licenc-átnézés egy 30 fős cégnél két óra munka, és ezekre a kérdésekre kell választ adnia: hány licenc van kiosztva, és hány embernek van tényleg szüksége rá; ki mikor lépett be utoljára (aki 90 napja nem, annak valószínűleg nem kell); melyik közös cím fut felhasználói licencen; és a csomag illik-e a munkakörhöz. A Microsoft saját adminfelülete mindezt megmutatja – csak valakinek meg kell néznie.

Ha a cég szerverei is szóba kerülnek, a felhő vagy saját szerver döntést is ezzel együtt érdemes végiggondolni.

Tévhitek

„A Microsoft 365 fix költség, nem lehet rajta spórolni.” A csomagok között akár háromszoros az árkülönbség fejenként, és a kiosztás a cég döntése – nem a Microsofté.

„Ha Basic csomagom van, nem tudok Wordöt használni.” A böngészős Word és Excel a Basicben is benne van (a Teams pedig, ha nem a Teams nélküli változatot választjuk); ami hiányzik, az a telepíthető asztali program. Sok munkakörben ez sosem hiányzik.

Összegzés

A Microsoft 365 számla nem attól nő, hogy a Microsoft drágít – hanem attól, hogy senki nem nézi, mi van rajta. Munkakörönként kiosztott csomag – ahol elég, csak levelezés vagy Teams nélküli változat -, kilépéskor felszabadított licenc, megosztott postaláda a közös címeknek, és évente egy kétórás átnézés: ennyi elég, hogy az áremelés ellenére kevesebbet fizessen a cég, mint tavaly. A hivatalos árváltozásokat a Microsoft licenc-közleménye, a magyar euróárakat az Exchange Online és a vállalati csomagok összehasonlító oldala tartalmazza.

Ha szeretné tudni, mi a saját kockázata, kérjen IT auditot: abakusz.hu/itaudit